在如今这个快节奏的世界，工作中的“待办事项”清单似乎越来越长，而时间却不等人。收件箱中爆增的信息和接连不断的优先事项会让你心情沉重，影响你的工作进度，让你感到末日来临，幸运的是，有一些方法可以帮助你减轻负担，理清你的世界和头脑：

 

管理“待办事项”

制定任务清单应该有助于你完成工作，但有时你会通过做较轻松的任务来拖延时间，最终把清单上的工作留到以后处理。除了完成工作，我们还要：

找出什么是最重要的。 你的老板要求你完成一项无关紧要的任务，但你次日一早要交一份报告，而且你还没有完成；你选择做哪项工作呢？通过向请求者提问，确定每项任务的重要性以及不按时完成每项任务的影响，然后进入下一步——色彩标记。

色彩标记。 当你不得不关注一系列相互冲突的优先事项时，你需要学习如何确定优先次序。试试交通灯系统：绿色任务需要快速完成，黄色任务很重要，但可以稍后完成，红色任务属于低优先级，可以在时间允许的情况下完成。试着先完成那些艰难的“绿色”任务，而不是推迟完成，这将为你提供所需的动力，促使你完成一天的工作。

清理空间。 保持你的工作台、办公桌、汽车（对于那些在路上的人来说，它也可以作为一个“办公室”）等工作空间只有正在做的项目而没有其它东西。每天结束后要进行整理，这样你就可以在早上重新开始，从而大大减少分心，尽可能不胡思乱想。

 

击败电子科技的混乱状况

 

显然，越来越多的人不得不面对电子科技问题，从手机到电子账单，再到电子邮件和手持设备，电子科技正迅速成为许多工作人员的一种生活方式，而那些做着传统上“脱离科技产品”的工作的人也不例外。因此，当你每天面对充满信息的语音信箱或电子邮件收件箱时，你会开始感到有点不知所措，这并不奇怪。

对于电子邮件

跟进。 这些信息是需要你采取行动但不能在几分钟内完成的任务，不是优先事项，或需要更多信息。每天查看这个文件夹，删除已经完成的任务，如果一条信息可以在两分钟或更短的时间内处理完，比如快速批准或仅供参考，就把它处理好，松口气，然后删除。

归档。 在你的存档文件夹中存储参考信息，以便将来可以方便地进行访问。

保留。 这个文件夹是临时存储的，用于存放你未来几天需要关注的重要信息。它们不一定需要你采取行动，但可能是来自同事的待定回复，或者是一个在路上的包裹的确认编号，同样，要定期查看，这样你就可以在完成后删除。

拿起电话! 有时，你可以与对方进行5分钟的电话交谈，跳过20个来回的信息，从而避免收件箱过载。

对于电话、语音邮件：

指定一个“通话时间”。 让人们知道你可以通过电话联系的时间，这样他们就可以在那时找你，这样做将有助于减少来回发信息和语音邮件的负担。

记住三个“D”。 如果重要的话，可以通过回电话或处理任务来解决；如果信息与你或你的工作无关，可以分配给其他人；如果是有人向你推销你不需要的服务，可以删除它。 

无论是在身心方面还是科技方面，杂乱的工作空间都像是一座你永远无法攀越的大山。幸运的是，有一些方法可以处理信息过载的问题，这样你就可以为实现目标铺平道路，清理空间将使你更有条理，更有效率，并且让你在精神上感到更“轻松”。

 

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