帕累托法则（又称80/20法则）基于的原则是：20%的事情决定80%的结果。而在时间管理方面，80/20法则的价值是帮助把时间和精力集中在真正重要的20%的工作上。

有许多工具和方法可以用来帮助将80/20法则融入到你的日常工作中，但重要的是，首先要认识到并克服对时间管理的普遍认同的误区。

 

误区一：因为我在压力状态下工作做得最好，所以我把事情拖到最后一刻。 

 

有些人认为压力会激发创造性思维和提高工作效率。事实上，没有人在压力下会处于最佳状态，你越是回避一项任务，并减少可用于恰当完成任务的时间，这项任务就越是令人反感。

 

试着将大项目分解成更容易管理的小任务，然后在短时间内完成每个任务。这些 小任务不仅会使项目不那么令人胆怯，而且短时间内的活动会帮助你克服对开始项目的抵触情绪。

 

误区二：当我同时处理多个任务时，我可以完成两倍的工作量。 

 

同时处理多个任务有时是必要的，有时能帮上大忙，但它也可能迅速失控，并削弱你有效完成任何一项任务的能力。

 

研究人员发现，当你同时处理多个任务时，你做两件事比你只做一件事的效果要差。当你从一项任务切换到另一项任务时，不仅会浪费时间，而且执行每项任务的速度也会变慢。

 

大脑不可能同时有效处理两件事。试着腾出完成每项任务所需的时间，并专注于手头的一项任务。如果有的任务需要较长时间，那么每隔1小时左右休息5到10分钟来重新调整大脑，就会有所帮助。

 

误区三：我太忙了，没有时间整理。

 

事实是，你并不是忙到没有时间整理! 普通员工每天至少要浪费一个小时来寻找放错地方的信息或材料。这不仅是对时间和精力的巨大消耗，而且会导致分心、沮丧和不必要的压力。

 

将你的工作空间划分为可管理的小区域，保持整洁：

 

l 交给别人处理

l 采取行动

l 归档

l 扔掉

 

如果所有的东西都放置在合适的地方，就会更容易找回。你可以每天利用10到15分钟的时间进行整理，使工作区域保持整洁。

 

应用80/20法则

既然你已经检查了一些关于工作的误区，那么你就可以学习应用一些方法来帮助专注于那20%真正重要的工作。

 

学会确定优先次序。 活动清单是很好的工具，它可以帮助你掌握任务的优先次序，并灵活处理不断变化的优先次序。

 

让活动清单发挥作用的关键是，每周至少与经理或主管共同对其审查一次。如果你们都发现某项活动的价值低于完成该活动所需的时间价值，就将该活动往后排或者将其从清单中删除。这不仅有助于建立清晰的思路，而且还能使你和你的老板在期望和优先事项方面保持一致。

 

理解别人对你的期望。 界定和理解目标需要明确的沟通。每次你接受一项新任务时，都可以问一些关键问题。这些问题将有助于你了解一项新任务在活动清单中的位置。试着问一下：

 

l 该活动和/或项目的目的是什么？

l 衡量成功的标准是什么？

l 最后期限是什么？

l 有哪些资源可供利用？

l 还有谁参与其中以及他们的参与和该活动有什么关系？

 

学会分配工作。分配工作是项目领导者必备的一项关键技能。相信并依靠他人的能力来执行任务，并了解他人可以完成哪些任务。根据经验来看，如果有人能像你一样完成75%到80%的任务，那么就把它分配出去。这将使你能够专注于需要你特别关注的任务，也将使你有时间审查和支持其他人的工作。

 

不要忘记这个过程是一个过渡，而不是一个事件。这是一个逐步接受你工作方式的变化以及你对所做工作的思考方式的问题。

 

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