几乎每个人都经历过冗长沉闷、混乱无用的会议。高效的会议不会自动形成，而是规划出来的。要想规划成功的会议，就要考虑到成功的会议所需的人员、目标和流程。

 

会议有几项功能，它通过提供信息和促进协作来推动团队行动，提供了一个回顾、评估、讨论、解决问题和做出决策的场所。同事间开会也可能是出于社交原因，以满足他们对归属感的需要，同时实现交流、构建和分享共同的愿景。

 

通过以下三个步骤来规划和开展有效的会议，能确保你既能完成会议任务，又能达到社交目的。

l 准备工作（会议前）

l 主持会议（会议中）

l 跟进（会议后）

 

会议前

 

提前明确目标并有所安排，能促进会议的有效顺利进行。以下列出的技巧或许可以帮助大家做好准备：

 

明确目标。如果参会者不了解会议目的，每人一个想法会使会议偏离原本的方向，场面也变得混乱。

 

创建一个可靠的议程。列出要讨论的主题，以及每件事项的时间预算。由于议程是实现目标的途径，所以可以从会议的目标开始罗列。

 

在会议前分发议程、背景材料和繁杂的文件，这样参会者就会感到有所准备、有参与感，同时也能及时获取最新信息。这也节省了开会时间。

 

选择适当的开会时间和会议时长。要知道，大家还有其他事情要做。如果你能让会议富有成效、可预测，并且尽可能简短，他们将更有可能愉快地参加会议。

 

安排好房间，让参会者以圆形、半圆形或U形的方式面对面。选择适合您团队规模的地点，避免狭小空间造成的闷热和紧张氛围。

 

 

会议中

 

流程是很重要的。如果人们知道在会议中会发生什么，他们会开心地带来更多灵感。以下是一些可以提高会议效率的方法：

 

 

准时开始，准时结束。尊重每个人的时间投入。

 

制定基本规则。大多数人在参加会议时，都对其他人应有的行为抱有期待，让小组成员根据期待来确定基本规则。一些常见的基本规则是：一次允许一人发言且进行一个话题，尊重别人的观点、不要打断别人讲话、诚实。

 

回顾议程，确保每个人都清楚会议的重点事项是什么。

 

鼓励大家畅所欲言，把想法放到台面上来。这样一来，你会做出更好的决策，也会有更多积极的参与者。当人们看到自己的反馈影响了决策过程时，会议就起到了重要的意义。

 

保持谈话的重点。当讨论没有进展或变得具有破坏性或无用时，应巧妙地结束讨论。

 

编写会议纪要。不要太在意细节，把重点放在提出的问题、达成的决定和后续待办事项上。

 

总结达成一致的观点。在积极的氛围中结束会议。

 

确定下次会议的日期、时间和地点。

 

会议后

 

参会者看到自己的意见变成了最后的行动决策会感到被激励。请确保：

 

会议后的几天内准备并分发会议纪要，以强调会议的重要性并避免记忆错误。

 

跟进会议后做出的决策。确保所有参会者理解并履行其职责。

 

定期评估会议的有效性。注意任何可以改进的地方，以提高工作效率。

 

使用以下会议评估清单，以确保小组工作的有效性。

 

会议评估清单

l 参会者事先得到了通知，并收到预先安排的议程。

l 会议准时开始和结束。

l 会议的目的已经明确。

l 与上次会议有一个过渡。

l 一次只有一人发言且只讨论一个主题。

l 会议主持人总结了讨论的要点。

l 每个人都清楚自己负责哪些行动事项。

l 每个人都参与并表达了他们的想法。

l 安排了下次的会议计划。

l 会议后几天内分发了会议纪要。

 

会议可以成为工作中最有成效的一部分。如果你把每次会议都看作是收集有价值的意见和实施想法的机会，那么每位参会者都会重视这个过程并最终看到成效。

 

 

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